La saisie comptable en quelques phrases

Avant tout, il est important d’en savoir plus sur la comptabilité qui est la base de la saisie comptable. Pour faire simple, une entreprise ou une organisation a toujours des actifs et des passifs en sa possession. Les actifs, plus communément appelés « biens », peuvent être très différents, allant des terrains aux marques commerciales en passant par le fonds de commerce. De même, les dettes d’une entreprise ou passifs varient. Pour rendre compte de toute cette diversité, nous avons les comptes comptables.

Les comptes comptables peuvent être divisés en trois groupes :

  • Pour rendre compte des biens ou des actifs – 10, 41, 43, 50, 51, etc.
  • Pour comptabiliser les dettes ou les engagements – 60, 70, 68, etc.
  • Pour enregistrer le résultat financier – 90, 91, 99, etc.

En général, les comptes ont des noms « parlants », ce qui facilite la compréhension : par exemple, « 02 – Amortissement des immobilisations », « 60 – Règlements avec les fournisseurs et les entrepreneurs ».

Comment enregistrer les écritures comptable?

Pour la saisie comptable, sachez qu’il existe des comptes actifs et des comptes passifs. Les comptes actifs augmentent le débit et diminuent le crédit. Les comptes passifs font l’inverse. Les comptes actifs reflètent les actifs d’une entreprise et les comptes passifs reflètent ses dettes. Avec cet exemple, nous allons essayer de mieux comprendre le principe de fonctionnement des comptes actifs et des comptes passifs.

Vous avez acheté des matériaux de construction à un fournisseur pour 100 000 €.

À la suite de la transaction, les actifs regroupent les matériaux et le passif est représenté par la dette envers le fournisseur, puisque vous n’avez pas encore payé l’argent. Selon l’opération, vous devez utiliser les comptes correspondantes pour les «  Matériaux » et ceux correspondant aux « Règlements avec les fournisseurs ».

Il ne reste plus qu’à déterminer ce qui va au crédit et ce qui va au débit. Commencez par le compte qui a le plus de sens pour vous et qui correspond au type d’opération. Le compte choisi pour inscrire les matériaux est un compte actif parce qu’il reflète la propriété, et il va donc du côté du débit. Il est très important de rappeler que les affichages sont toujours rédigés en termes monétaires.

Maintenant, nous devons payer les dettes au fournisseur. Il faudra alors choisir un compte associé à nos dettes, c’est-à-dire, un compte passif. Par conséquent, la diminution de la dette est reflétée dans le débit. Nous payons la dette à partir d’un autre compte qui correspond. L’argent qui s’y trouve est notre actif, il est donc déduit comme un crédit.

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Comptabilité en partie double

La comptabilité générale fonctionne en suivant 2 principes sur lesquels reposent les écritures comptables :

La comptabilité en partie double

Le concept de double entrée implique que toute entrée dans un compte doit avoir une contrepartie « symétrique » dans un autre compte. Ainsi, tout montant inscrit dans les comptes sera enregistré deux fois : une première fois au débit d’un compte et une deuxième fois au crédit d’un autre.

Ce principe est le plus utilisé. Le respecter permet de garantir l’équilibre de toutes les opérations comptables. Ce procédé permet de balancer parfaitement toutes les écritures comptables : chaque montant ajouté au crédit d’un compte doit être compensé par un autre mouvement au débit d’un compte avec le même montant.

L’avantage du système en partie double est qu’il permet de suivre l’origine de chaque transaction enregistrée dans les comptes. De cette manière, on limite fortement le risque de fraude. Par ailleurs, l’utilisation de toutes les informations recueillies par le système comptable est facilitée et rationalisée.

Ainsi, grâce à son système comptable, chaque entreprise peut suivre l’ensemble de ses transactions avec tous ses partenaires comme ses clients et ses fournisseurs. Sans un système de comptabilité en partie double, cela serait très difficile et probablement très coûteux.

Les conventions sur l’écriture

Les conventions d’écriture déterminent quelle partie du compte (débit ou crédit) doit être utilisée. Il s’agit du second principe qui est tout aussi important, malgré qu’il soit peu connu et difficilement assimilable. Néanmoins, il est absolument indispensable pour comprendre comment les comptes fonctionnent. Il permet donc de passer les bonnes écritures. Comprendre la signification et les implications de la notation est la clé de la maîtrise des opérations comptables de base. Il est donc légitime de s’attarder sur ces conventions d’écriture.

Pour faire une présentation simplifiée de ce principe, nous allons parler des trois types de comptes existants:

1-Les comptes de base aussi appelés « comptes T ». Ces comptes sont utilisés pour l’enregistrement de toutes vos transactions. Ils sont organisés selon un format à double entrée, avec le côté débit à gauche et le côté crédit à droite.
2-Le compte de résultat qui est un document consolidé regroupant certains des principaux comptes. Le compte de résultat est utilisé pour déterminer le résultat de l’exercice. Il fait la distinction entre les dépenses, à gauche, et les produits, à droite.

3-Le compte de bilan. Ici également, nous sommes face à un document de synthèse où nous devons trouver des comptes de base. Il a une fonction patrimoniale, c’est-à-dire qu’il va présenter les avoirs et les dettes de l’entreprise. L’actif, ou les avoirs, est donc enregistré à gauche et le passif ou les dettes à droite.

En effet, selon les règles comptables, les comptes des charges et d’actifs (à gauche) fonctionnent de la même manière : ils augmentent au débit et diminuent au crédit. Inversement, les comptes de produits et de charges (côté droit) augmentent au crédit et diminuent au débit.

Les outils utilisés dans la saisie comptable

Il convient de noter que le système comptable doit être fondé sur des normes comptables et doit être étayé par des pièces justificatives, telles que des factures. Il est important que les écritures de journal suivent une certaine structure, par exemple, les écritures de journal des achats et les écritures de journal des ventes. Les informations doivent être saisies sous forme de tableau avec ces colonnes :

  • Date
  • Numéro du document
  • Numéro de compte connexe
  • Nom de la transaction
  • Les montants du débit et du crédit associés à la transaction

L’exactitude est requise lors de la saisie des informations. La date doit correspondre à la date de la pièce justificative, facture, etc., et tout doit correspondre. Il est également important de veiller à un équilibre correct. En effet, selon les principes de la comptabilité en partie double, le montant du débit doit toujours être égal à celui du crédit.

Pour ce qui est de la saisie des entrées dans le journal comptable, elle peut être effectuée par une personne maîtrisant la comptabilité. Les entrepreneurs peuvent le faire eux-mêmes, engager des employés ou externaliser en recourant aux services d’un cabinet comptable. Néanmoins, si l’entreprise souhaite externaliser la gestion des journaux comptables, elle doit faire appel à un expert-comptable.

La comptabilité est simple, mais elle nécessite de la précision. Si l’entreprise est suffisamment grande, sa comptabilité sera toute aussi importante. Il est de plus en plus difficile d’effectuer toutes les transactions sur papier. Pour faciliter la gestion des données, il est conseillé de contacter un expert-comptable, de préférence, un professionnel qui utilise des logiciels spécifiques de comptabilité. Certains logiciels peuvent également effectuer des calculs en fonction des documents comptables, tels que le bilan, la facturation et les CA en temps réel.

L’utilisation de logiciels de saisie comptable

Avec une clientèle de plus en plus exigeante et des processus toujours plus rapides, les comptables experts doivent s’adapter et trouver des solutions pour accomplir leurs différentes tâches. Pour suivre les dernières évolutions, la numérisation des cabinets d’expertise comptable est aujourd’hui une étape importante. Des outils innovants, modernes et sécurisés ne cessent d’être développés tous les jours. Ces logiciels et applications sont spécialement conçus pour répondre aux besoins des experts-comptables et simplifier leurs activités quotidiennes. En effet, ces outils efficaces sont fiables et rapides, ce qui permet de gagner un temps précieux dans la réalisation des tâches de vos comptables et par extension, dans la gestion de votre entreprise.

Il existe sur le marché un nombre croissant de logiciels qui offrent aux comptables des solutions pratiques pour simplifier leur travail quotidien. Ces outils numériques proposent de nombreuses fonctionnalités correspondant aux attributions des experts comptables.

Certains outils sont généralistes et bénéficient d’une grande couverture fonctionnelle. Les fonctions qu’ils proposent permettent à l’expert-comptable de remplir les tâches les plus importantes ou du moins, les plus courantes comme le contrôle comptable, les déclarations fiscales, le suivi de la trésorerie, la facturation pour certains logiciels et la gestion des dépenses. D’autres logiciels se concentrent davantage sur un module ou une fonction en particulier comme la paie, le droit du travail ou la gestion financière.

Dans certains logiciels pour experts-comptables, vous trouverez également des fonctions supplémentaires qui vous aideront à gérer votre entreprise ou votre cabinet et que vous pourrez également utiliser pour vos clients. Certains contiennent des modules de gestion de la relation, de gestion du personnel, de gestion de projet, de gestion électronique des documents (GED). Cela vous évite d’utiliser une multitude d’outils et vous permet de gérer vos données de manière centralisée.

Il est également intéressant d’utiliser un logiciel qui intègre des outils collaboratifs incluant entre autres, un service de messagerie, des annuaires et des serveurs partagés. Ainsi, l’expert-comptable pourra entretenir une relation fluide avec ses clients tout en étant plus productif.

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Quelques logiciels performants

Les logiciels dédiés à la comptabilité sont très variés. Toutefois, certains outils offrent plus de performances et de fonctionnalités que d’autres.

Pennylane est par exemple un logiciel dans la catégorie généraliste. Il permet de gérer l’ensemble de la comptabilité, de la saisie des données et des déclarations. Il comprend des modules pour la gestion interne, de nombreuses fonctions qui permettent d’automatiser les opérations et des connexions aux outils clients qui permettent de gagner du temps. De plus, ce logiciel facilite la communication entre les clients et les salariés. Par ailleurs, le logiciel Pennylane propose des fonctions d’analyse et de simulation financière rendant possible pour les experts comptables d’être un vrai conseiller pour les clients de l’entreprise.

Ensuite, on peut citer Quickbooks. C’est un logiciel de comptabilité générale proposé en ligne. Il est complet et facile à utiliser, avec une variété d’outils (banques, gestion de la relation client, vente en ligne, caisses enregistreuses). Ses avantages ? Le gain de temps sur la collecte, la saisie comptable et les déclarations. QuickBooks vous permet également une bonne gestion d’un cabinet grâce aux fonctionnalités de gestion des relations commerciales et des fournisseurs. QuickBooks dispose de formations et d’un annuaire de référencement. Ces derniers permettent d’augmenter le nombre de clients.

-Par ailleurs, Sage Generation Expert Connect est un logiciel de gestion comptable édité par une entreprise française. Ce logiciel est apprécié pour son côté modulable. Ainsi, il propose différentes fonctionnalités que vous pouvez adapter à votre activité et à vos besoins en termes de saisie comptable, de synchronisation de votre entreprise avec vos banques ainsi que de gestion de votre cabinet. Pour une meilleure gestion, Sage Generation Expert Connect intègre une plateforme collaborative, un atout vous permettant d’entretenir une relation privilégiée avec vos clients. En effet, ils disposent de leur espace personnel auquel ils peuvent accéder à tout moment. Si vous êtes à votre début dans l’utilisation de ce logiciel performant, vous disposez déjà de ressources fournies par Sage Generation Expert Connect. Néanmoins, il ne faut pas hésiter à s’autoriser le service payant d’assistance individualisée en cas de besoin.

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